IndoCharity

Organisasi nirlaba yang ditujukan untuk menjadi rumah segala derma, memberdayakan masyarakat, meningkatkan pendidikan, membina perkembangan anak-anak kurang mampu, serta pemeliharaan lingkungan.
Mari Bergabung!

[Laporan]
BAKSOS "Ke Kebon Binatang Nyook"

Note : 
First of all mohon maaf jika baru sempat dipublish pada blog ini, tapi laporan ini sudah kami sampaikan kepada para donatur baik via "jalur pribadi" maupun via group ICHI pada facebook

- Poster Social Media -


 PENDAHULUAN

-akhirnya aku ke Ragunan juga-
Belajar dan berkegiatan bersama di alam terbuka sambil bermain merupakan suatu kegembiraan besar bagi anak-anak. Kegiatan positif seperti ini mampu memberikan banyak manfaat bagi pertumbuhan fisik, mental, wawasan, dan interaksi sosial, bahkan dapat menjadi sumber insipirasi bagi mereka. Namun tak semua anak selalu beruntung memperoleh pengalaman-pengalaman tersebut dari lingkungan tinggal mereka sendiri. Kondisi ini terjadi karena adanya keterbatasan kemampuan, sarana, termasuk juga kurangnya pemahaman, kepedulian ataupun dukungan yang semestinya diharapkan datang dari sosok-sosok dewasa yang paling dekat dengan anak-anak itu sendiri. Salah satu contoh yang cukup dekat dengan kita adalah anak-anak yang berada dalam naungan Rumah Belajar Gubug IPPA, Rawamalang, Jakarta.

Berangkat dari kepedulian terhadap kondisi yang demikian dan juga didasari oleh semangat “Let’s Share Our Joy and Happiness”, ICHI bersama dengan anggota-anggotanya termotivasi untuk turut membantu dan memberikan dukungan langsung melalui acara bakti sosial untuk anak-anak Rumah Belajar Gubug IPPA Rawamalang dalam bentuk kegiatan seperti tersebut di atas.

-antusiasme peserta dalam menjawab quiz-
Melalui kegiatan ini diharapkan akan banyak manfaat dan pengetahuan yang diperoleh oleh adik-adik peserta, seperti pengenalan terhadap lingkungan alam dan faunanya. Selain itu juga pengalaman penuh rasa gembira bermain bersama teman dan kakak-kakak pendamping yang memberikan perhatian dan dukungan langsung sepanjang kegiatan. Tujuan lainnya adalah tentu saja untuk makin menumbuhkan jiwa-jiwa sosial dalam diri anak-anak muda Indonesia. Sebagai bentuk pertanggungjawaban dan juga ikhtisar dari pelaksanaan dan jalannya kegiatan, laporan kegiatan ini pun disusun. Di dalamnya akan mencakup penjelasan mengenai apa, mengapa, siapa, dimana, kapan dan bagaimana kegiatan ini dilaksanakan. Diharapkan dapat memberikan informasi yang jelas dan mudah diterima oleh semua pihak yang berkepentingan dan telah terlibat di dalamnya.

 Persiapan & RENCANA Kegiatan

-panitia foto bersama usai meeting satu-
Persiapan dan perencanaan dilakukan dari awal Juni hingga menjelang hari pelaksaanaan dan diadakan tiga kali meeting koordinasi.

Penanggung Jawab dari kegiatan ini adalah Sri Budiarti dibantu oleh kepanitian yang dibentuk dua kali yaitu untuk tim persiapan (Design, Proposal, Dana, Promo) dan tim pelaksana (Acara, Dokumentasi, Konsumsi-Logistik), yang diisi oleh anggota-anggota ICHI sendiri yang bersedia menawarkan diri untuk membantu dari mulai tahap persiapan.

Selain itu, untuk hari pelaksanaan juga diperlukan banyak kakak-kakak volunteer untuk mendampingi untuk adik-adik peserta sepanjang jalannya acara. Kakak-kakak volunteer ini datang dari dalam maupun luar ICHI yang semuanya memiliki semangat berbagi dan jiwa peduli sosial tinggi (susunan kepanitianan dan daftar volunteer terlampir).

-foto panitia saat meeting akhir-
Persiapan mencakup :

-      Penentuan target dan jumlah peserta untuk kegiatan bakti sosial
-      Finalisasi waktu pelaksanaan dan susunan tim persiapan
-      Pembuatan proposal kegiatan untuk digunakan tim dana dan promo
-      Pembuatan poster dan banner kegiatan
-      Promo kegiatan di social media, fund raising dan penerimaan donasi barang
-      Pendaftaran volunteer untuk hari pelaksaan
-      Penyediaan konsumsi, bingkisan dan logistik yang dibutuhkan
-      Pembuatan seragam kegiatan untuk adik-adik peserta dan volunteer
-      Perencanaan transport hingga lokasi untuk adik-adik peserta
-      Pematangan susunan acara untuk hari H
-      Pembentukan tim pelaksana untuk hari H


pelaksanaan kegiatan
-para peserta adik-adik berkumpul & berbaris-
Titik kumpul adalah di Area depan Pintu Masuk Utara II Kebun Binatang Ragunan. Panitia dan volunteer mulai berdatangan dari pukul 07.00 - 8.30 pagi. Sembari menunggu kedatangan peserta, absensi volunteer dilakukan oleh coordinator volunteer (Kak Dimas) dan dilanjutkan dengan briefing awal oleh tim acara (Kak Satu dan Kak Euis) mengenai jalannya acara untuk menyiapkan volunteer yang akan menjadi kakak pendamping bagi peserta. Total volunteer yang dapat bergabung pada hari H adalah 70 orang.

-panitia sortir kaos seragam-
Peserta, yaitu adik-adik dari Gubug IPPA bersama pengurus/pendamping (Kak Ibeth) dan beberapa ibu dari peserta tiba pukul 09.00 WIB dengan satu bis. Begitu sampai di titik kumpul mereka langsung berbaris rapih dan penuh semangat menunjukkan yel-yel Gubug IPPA. Total adik-adik peserta adalah 50 orang ditambah 15 orang ibu-ibu dari dari anak-anak tersebut yang ingin sekali turut serta.

Peserta dan volunteer pun kemudian dibagi menjadi 10 kelompok yang terdiri dari 4-5 anak dan 4-5 kakak pendamping dengan nama kelompok menggunakan nama-nama binatang (eg. Singa, Unta dll). Dari pembagian kelompok, kemudian dilanjutkan dengan pembagian logistik, yaitu snack pagi (plus susu) untuk sarapan mereka, name tag peserta dan kaos seragam.


 Sesi I : Keliling Kebun Binatang
-seorang adik tampak sedang mencatat jawaban-
Setiap kelompok yang telah siap, kemudian berfoto bersama lebih dahulu di depan pintu masuk dan memulai sesi pertama kegiatan yaitu berkeliling Kebun Binatang. Waktu yang dialokasikan untuk sesi ini adalah dari pukul 09.30 – 12.30 siang.

Sebelum acara berkeliling dimulai, kakak-kakak pendamping telah diberikan satu daftar berisi 20 pertanyaan seputar pengetahuan satwa untuk dijawab selama berkeliling dan jawaban dikumpulkan kemudian di akhir sesi di tempat berkumpul untuk sesi berikutnya.
-mengabadikan moment di depan kandang jerapah-


Selama mendampingi peserta berkeliling kebun binatang, volunteer membantu mereka mengenal satwa langsung dan mengabadikan momen-momen kegembiraan bersama. Selain itu juga volunteer harus memperhatikan kondisi adik-adik dalam kelompoknya agar tetap semangat dan tidak kurang suatu apapun di saat berkeliling.



 Sesi II : Kebersamaan
-makan siang bersama setelah keliling Ragunan-
Area berkumpul untuk sesi II ini ditentukan di dalam area Kebun Binatang dan tidak jauh dari pintu masuk Utara II. Panitia dan volunteer yang tidak ikut dalam sesi I, bertugas menyiapkan tempat dan semua perlengkapan yang dibutuhkan termasuk games yang akan diadakan pada sesi ini.

Usai berkeliling, semua kelompok dijadwalkan berkumpul kembali pukul 12.30 di tempat yang telah ditentukan ini untuk ISHOMA. Kelompok yang tiba pertama adalah kelompok Singa dan disusul kelompok lain satu per satu. Begitu tiba, tiap kelompok dipersilahkan untuk berfoto bersama dengan banner kegiatan yang telah disiapkan. Sambil beristirahat dan menunggu kelompok lainnya datang, dengan dipandu oleh MC acara (Kak Yasin), adik-adik peserta menceritakan sedikit kesan mereka selama mengeliling kebun binatang, Ada dua kelompok yang kesulitan menemukan titik kumpul sehingga harus dijemput oleh panitia. Begitu tiba, tiap kelompok dipersilahkan untuk duduk berkumpul untuk dibagikan makan siang dan minum.

-salah satu game kelompok-
Lepas ISHOMA pukul 13.30, mulai masuk ke acara kebersamaan yang diawali dengan permainan kelompok yaitu membawa satu gelas air dengan satu lembar kain.  Alat yang digunakan adalah satu kain persegi empat lebar berukuran satu meter persegi an gelas plastic yang berisi air. Nilai dari permainan ini adalah kerjasama, konsentrasi dan keseimbangan. Tiap kelompok diberikan satu set peralatan dan berlomba untuk mencapai garis finish lebih cepat dari yang lain tanpa menumpahkan air dalam gelas yang dibawa di atas bentangan kain yang tepiannya dipegang oleh masing-maing anggota kelompok. Permainan ini berlangsung seru. Baik adik-adik peserta maupun kakak-kakak pendamping sangat bergembira dan bersemangat. Pemenang dari permainan ini adalah kelompok Jerapah yang berhak mendapatkan hadiah yang ditentukan.

Acara kemudian dilanjutkan dengan pengumpulan jawaban dari 20 pertanyaan yang diberikan di awal. Sambil menikmati es krim yang telah disediakan, dipandu oleh Kak Euis dan Kak Tika, adik-adik peserta kemudian diminta untuk menjawab satu persatu pertanyaan tersebut. Setiap yang benar menjawab akan diberikan satu hadiah sebagai apresiasi. Dalam acara ini adik-adik peserta sangat bersemangat dan antusias berebutan untuk dapat diberi kesempatan menjawab.

-performance dari adik-adik-
Berikutnya adalah kemeriahan yang diisi dengan pertunjukkan kecil oleh adik-adik peserta yaitu tari ala Cherybelle dengan lagu Love Is You. Suasana menjadi lebih ceria dan segar dengan tawa dan senyum demi melihat kelincahan dan kelucuan tiga adik peserta yang beraksi.

Selama sesi kedua ini, kakak-kakak panitia juga melakukan pengamatan terhadap adik-adik peserta untuk menentukan siapa kiranya yang dapat diberikan apresiasi sebagai peserta terbaik (laki-laki dan perempuan) berdasarkan keaktifannya.

Hadiah yang telah disiapkan yaitu berupa alat-alat tulis menulis dan perlengkapan sekolah, kemudian dibagi berdasarkan hasil penilaian sebelumnya yaitu kelompok pemenang permainan membawa satu gelas air dengan satu lembar kain, 20 anak yang berhasil menajwab benar pertanyaan, dan peserta terbaik. Pemberian hadiah ini dilanjutkan penyematan pin untuk 10 tutor yang juga merupakan senior dari adik-adik peserta di Gubug IPPA yang didahului kata sambutan dari Kak Ibeth sebagai pengelola Gubug IPPA dan kak Iie sebagai KetuaPelaksana Kegiatan. Penyematan ini dimaksudkan sebagai bentuk apresiasi dari ICHI untuk mereka yang telah berperan membantu junior mereka dalam naungan Gubug IPPA.

Susunan acara sesi II ini selesai pukul 14.30 sesuai perkiraan awal. Dokumentasi kegiatan berupa foto-foto terlampir.


Penutupan Acara
-foto "keluarga" usai acara-
Acara kemudian ditutup dengan bersalam-salaman antara adik-adik peserta dan para volunteer (panitia dan kakak pendamping). Sekaligus juga diberikan bingkisan berupa tas donasi dari RI (baca : Raudhah Institute) yang berisi donasi dari garuda dan lainnya yang telah disiapkan.

Keseluruhan acara tepat selesai pukul 15.00. Peserta kemudian menuju lokasi parkir bus untuk persiapan pulang. Untuk semua barang donasi maupun perlengkapan yang masih ada, kemudian dikumpulkan di rumah salah satu panitia, untuk dapat digunakan kembali pada kegiatan sosial selanjutnya.



 Laporan Keuangan

No
Deskripsi
Debit (Rp.)
Kredit (Rp.)
Saldo (Rp.)

PEMASUKAN




PENGELUARAN





Terbilang : “Lima Juta Dua Ratus Tujuh Puluh Ribu Sembilan Ratus Enam Puluh Rupiah”

Note :
Dana tersebut akan digunakan sebagai “modal awal” (tambahan) Ramadhan Charity 1433H

Evaluasi

Secara keseluruhan, kegiatan pre-event/persiapan hingga pelaksanaan event/kegiatan berjalan cukup lancar, sukses dan tujuan yang diinginkan tercapai bahkan melebihi target. Bantuan donasi baik tunai maupun barang terkumpul dengan cepat dan dalam jumlah lebih dari yang dibutuhkan. Kegiatan ini menjadi pengalaman yang mendidik dan menyenangkan bagi adik-adik peserta dan semua kakak-kakak (pendamping & panitia). Adik-adik peserta sangat terkesan dan banyak cerita akan kakak-kakak pendamping mereka selama acara berlangsung, selain itu saking senangnya dengan kaos yang kita berikan mereka menggunakannya hampir setiap hari.

Masukan untuk kegiatan :
 
Konsep kegiatan harus lebih jelas dari awal, disesuaikan dengan tujuan dan disepakati bersama, agar ke depannya tidak terjadi salah paham dalam hal penentuan isi dan jalannya acara. Koordinasi dalam hal ini penting, setiap update informasi hendaknya dapat dijadikan pegangan apabila berhalangan hadir dalam setiap pertemuan untuk membahas persiapan. Sehingga apapun yang telah disepakati tidak menjadi mentah kembali. Untuk itu jika ada minutes meeting yang diupload/dishare agar dibaca dan diperhatikan dengan seksama.

Persiapan, meskipun sudah cukup baik namun tidak luput dari kekurangan juga. Pengadaan kaos seragam kurang mempertimbangkan ukuran badan adik-adik peserta, sehingga banyak yang harus menukar dengan kaos ukuran lebih besar yang sedianya untuk volunteer. Demikian juga dari sisi perlengkapan, misalnya name tag untuk volunteer dan bahan materi yang berhubungan dengan pengetahuan satwa yang tidak terbawa. Ke depannya detail-detail kecil seperti ini perlu juga dipertimbangkan/diperhatikan agar jalannya acara makin sesuai harapan dan tujuan.

Komitmen baik dari keseluruhan tim panitia maupun volunteer dirasakan masih kurang. Dari susunan panitia awal, ternyata tidak semua bisa terlibat aktif, sehingga beberapa kali terjadi perubahan. Untuk volunteer sendiri, banyak yang cancel mendadak pada saat-saat terakhir. Demikian pula saat di tengah jalannya acara, banyak yang pulang terlebih dulu, tanpa pamit dan meninggalkan pesan/kesan setidaknya pada kelompoknya sendiri. Beberapa adik peserta bahkan menanyakan keberadaan kakak pendampingnya yang ternyata sudah pulang. Semoga untuk acara berikutnya dapat lebih ditingkatkan dan dalam hal ini juga diperlukan ketegasan dari penanggung jawab/coordinator kegiatan untuk memastikan kesediaan dan komitmen volunteer yang terlibat.

Tidak adanya briefing awal sebelum hari pelaksanaan untuk semua volunteer, menimbulkan sedikit kebingungan untuk beberapa volunteer yang mungkin baru confirm bergabung di saat-saat akhir (contoh : masih banyak yang miss mengenai meeting point yang sudah ditetapkan sebelumnya). Pengetahuan soal jalannya kegiatan juga menjadi minim. Terlebih apabila tidak update untuk hasil-hasil meeting koordinasi yang selalu di-publish. Ke depannya briefing semacam ini perlu dilakukan, selain agar koordinasi makin mudah dilakukan, antar volunteer juga dapat saling mengenal terlebih dahulu sehingga saat jalannya acara menjadi lebih akrab.

Kedisiplinan termasuk ketepatan waktu juga menjadi satu catatan, terutama bagi tim panitia yang bertanggung jawab menyiapkan jalannya acara dari awal hingga akhir. Hal ini untuk menghindari simpang siurnya informasi yang harus diberikan ke peserta maupun kakak-kakak pendamping yang baru memperoleh briefing awal saat hari H. Leading role diperlukan pada saat demikian.

Koordinasi dan komunikasi antar panitia harusnya, terutama tim acara semsetinya bisa lebih baik, sehingga terbentuk kerja tim yang solid yang dapat saling mengisi dan membantu. Hal ini terlihat dari adanya beberapa susunan acara yang terpaksa harus dilewatkan pada sesi kedua karena situasional. Namun dengan fleksibilitas, kreatifitas dan spontanitas dari tim lainnya yang juga mendukung, maka acara tetap dapat berjalan dengan meriah, ceria dan mendidik.

Begitu acara ditutup dan adik-adik peserta pulang, semestinya dapat disediakan waktu sebentar untuk berkumpul semua panitia dan volunteer untuk review singkat acara dan bersalam-salaman termasuk foto bareng. Namun pada hari pelaksanaan, tampaknya tidak kondusif lagi dilakukan, sehingga farewell moment-nya kurang begitu terasa. Selain dari adik-adik peserta tidak kita lepas sampai ke lokasi bus, juga karena banyaknya volunteer yang akhirnya pulang sebelum acara benar-benar ditutup. Ke depannya semoga dapat dilakukan agar makin menyempurnakan jalannya kegiatan.

Semoga masukan-masukan di atas dapat diambil untuk lebih mengembangkan dan meningkatkan kualitas kegiatan charity yang pasti akan terus dilakukan oleh ICHI dan rekan-rekan volunteer semua yang terlibat.

PENUTUP
Demikian laporan kegiatan sebagai bentuk pertanggungjawaban inin kami susun dengan sebenarnya. Semoga dapat memberikan gambaran jelas dan gambling mengenai jalannya kegiatan dari awal persiapan hingga akhir dari pelaksanaan. Apabila terdapat kekurangan maupun kekeliruan selama perencanaan dan pelaksanaan kegiatan, kami meminta maaf sebesar-besarnya. Untuk segala klarifikasi dan pertanyaan selanjutnya, silahkan menghubungi Erna Kusmania 081383077018.

Semoga pula kegiatan bakti sosial ini dapat menjadi pembelajaran bagi masing-masing individu yang terlibat dan juga bagi ICHI sebagai komunitas peduli sosoial yang selalu berusaha dengan kemampuannya untuk dapat memberikan sedikit kontribusi bagi pendidikan dan kehidupan anak-anak Indonesia yang membutuhkannya.

Akhirnya tiada kata yang paling indah kecuali puji syukur pada Tuhan YME atas nikmat dan karunianya hingga kegiatan ini dapat terlaksana dengan baik dan lancar jaya.

PS :
Untuk versi pdf, bisa dilihat pada Google Drive melalui link berikut ini :
 Laporan BAKSOS "Ke Kebon Binatang Nyook" versi pdf


Share this: